Isı Gider Paylaşım Firması Nasıl Seçilir? Yetki, Sözleşme ve Kontrol Listesi

Isı gider paylaşımında ölçüm ve gider paylaşım belgesi düzenleme işini bina yönetimi kendisi yapabilir; yeterli personel ve donanım yoksa bu iş Bakanlıkça yetkilendirilmiş bir ölçüm şirketine verilir (Yönetmelik m.3/1-p, m.5/3). Seçilen ısı gider paylaşım firması, her dönem dairelerin ödeyeceği tutarın dayanağını oluşturduğundan karar yalnızca fiyata göre verilmemelidir. Bu rehberde yönetimlerin firma seçerken mevzuata göre kontrol etmesi gereken noktaları ve sözleşmede aranacak maddeleri özetliyoruz.

Yetki Belgesi ve Yetkili Olunan İl

Ölçüm ve gider paylaşım belgesi düzenleyecek şirketlere Bakanlık yetki belgesi verir ve bu şirketleri denetler (m.4/4). Yetki il bazındadır: şirket yalnızca yetkilendirildiği il sınırları içinde faaliyet gösterebilir (m.10/4). Yetkili şirketi bulunmayan bir ilde başka ilin yetkili şirketi şube açabilir; bu durum bir ay içinde Bakanlığa bildirilir.

• Yetkili şirketlerin unvanları, yetkili oldukları iller ve yetki belge numaraları Bakanlığın beptr.csb.gov.tr ve meslekihizmetler.csb.gov.tr adreslerinde yayımlanır.
• Bakanlığın 2022 tarihli yazısına göre gider paylaşım bildirimlerinde şirketin yetkili olduğu il, yetki belge numarası ve unvanı yer almalıdır.
• Bakanlığa göre yetkinin usulsüz kullanılması, örneğin yetkili olunmayan bir ilde faaliyet gösterilmesi, yetkinin bir daha verilmemek üzere iptali sebebidir.

Kalite Yönetim Sistemi Belgesi

Yetki belgesi alan şirket, en geç 18 ay içinde ISO 9001 belgesini Bakanlığa sunmak zorundadır; sunmazsa yetkisi iptal edilir (m.10/3). Bakanlık yazılarına göre yetki, kalite yönetim sistemi belgesinin geçerlilik süresiyle sınırlıdır: süresi dolan belge 15 gün içinde yenilenmezse yetki uyarısız iptal edilir. Belgenin TÜRKAK'a akredite bir belgelendirme kuruluşundan ya da IAF karşılıklı tanınma kapsamında akredite bir kuruluştan (TÜRKAK'ın Akredite Belge İnceleme Formu ile) alınmış olması gerekir. Firmadan güncel TS EN ISO 9001 belgesini ve geçerlilik tarihini isteyebilirsiniz.

Okuma Kapasitesi, Personel ve Veri Saklama

2019'da yeniden düzenlenen 10. maddeye göre yetkilendirilecek bir şirkette şu asgari şartlar aranır:

• Ticaret veya sanayi odası sicil kaydı ve Ticaret Sicili Gazetesi'nde ilgili faaliyet konularının yer alması
• En az 1000 bağımsız bölümün bir aylık değerlerini en fazla 5 iş günü içinde okuyup teslim edebilme kapasitesi (m.10/1-c)
• Ölçülen verileri en az 5 yıl dijital ortamda kayıpsız saklayabilme (m.10/1-ç)
• En az biri makine mühendisi olmak üzere mühendislik fakültesi mezunu en az üç teknik personel ve belge düzenleyecek kadar eğitimli bir personel (m.10/1-d)

Bu şartlar yetkinin asgari koşullarıdır. Binanızın büyüklüğüne göre firmanın okuma döneminde kaç binaya hizmet verdiğini, okumaların hangi sürede teslim edildiğini ve geçmiş dönem verilerine nasıl erişileceğini de sorabilirsiniz.

Cihazlar ve Okuma Altyapısı

• Mevcut sayaçlarınızın sökülmeden okunup okunamayacağını sorun; marka bağımsız çalışan M-Bus çeviriciler farklı marka sayaçları aynı hat üzerinden okuyabilir.
• Okumanın uzaktan mı (M-Bus, RF, LoRa) yoksa yerinde mi yapılacağını ve okunamayan cihazların nasıl raporlanacağını netleştirin.
• Cihazların ilgili standartlara ve 3516 sayılı Kanun'a uygun olduğunu, ısı sayaçlarının muayene durumunu kontrol edin (m.6).
• Radyatörlerdeki termostatik vanaların TS EN 215'e uygun olduğundan emin olun (m.5/5).

Cihaz türleri ve okuma sistemleri hakkında ayrıntılı bilgiyi ısı gider paylaşımında kullanılan ekipmanlar yazısında bulabilirsiniz.

Bildirim, İlan ve Online Erişim

• Gider paylaşım belgesinin Yönetmeliğin 5/7 maddesindeki bilgilerin tamamını içerdiğini örnek bir bildirim üzerinden kontrol edin.
• İcmal bina girişinde en az üç gün ilan edilir (m.5/8). Bakanlığa göre ilan yükümlülüğü yönetim kurulunundur; hizmet alınan binalarda ölçüm şirketi icmali hazırlayıp yönetime bildirir. Firmanın bunu her dönem zamanında yaptığından emin olun.
• Sakinlerin bildirimlerine ve geçmiş dönemlere online erişip erişemeyeceğini, yönetimin dönem raporlarını nereden alacağını sorun.
• Hesaplamanın Yönetmeliğin 8. maddesine uygun yapıldığını teyit edin; “asgari ödeme oranı” gibi mevzuatta bulunmayan uygulamalara dikkat edin.

Sözleşmede Bulunması Gereken Maddeler

• Hizmetin kapsamı: cihaz tedariki ve montajı, okuma, hesaplama, belge düzenleme, icmal hazırlığı ve raporlama
• Okuma sıklığı ve dönem takvimi; okuma ve belge teslim süreleri
• Hizmet bedeli ve bedelin hangi kalemlerden oluştuğu
• Arızalı veya okunamayan sayaçta izlenecek yöntem (m.11/1) ve servis süreleri
• Dönem içinde kullanıcı değişiminde ara okuma (m.11/2)
• Ölçüm verilerinin saklanması ve sözleşme sona erdiğinde yönetime teslim biçimi
• Kişisel verilerin korunmasına ilişkin yükümlülükler
• Sözleşmenin süresi, yenilenmesi ve fesih koşulları

Teklifleri Karşılaştırırken

Farklı firmalardan alınan teklifler çoğu zaman aynı kapsamı içermez. Karşılaştırma yaparken tekliflerin şu açılardan eşdeğer olduğundan emin olun:

• Cihaz bedeli ile okuma ve paylaşım hizmet bedelinin ayrı ayrı gösterilip gösterilmediği
• Hizmet bedelinin daire başına mı, dönem başına mı, yıllık mı hesaplandığı
• Okuma yönteminin (uzaktan veya yerinde) ve okuma sıklığının aynı olup olmadığı
• Arıza, servis ve cihaz değişimi taleplerinin nasıl karşılanacağı
• Sakinlere ve yönetime sunulan online erişim ile raporların kapsamı

Kısa Kontrol Listesi

1. 1Firmanın yetki belgesi var mı ve binanızın bulunduğu il için geçerli mi?
2. 2Güncel TS EN ISO 9001 belgesi ve geçerlilik tarihi paylaşıldı mı?
3. 3Örnek bildirim, Yönetmeliğin 5/7 maddesindeki bilgileri ve firmanın yetki bilgilerini içeriyor mu?
4. 4Hesaplama Yönetmeliğin 8. maddesine uygun mu; mevzuatta olmayan oranlar uygulanıyor mu?
5. 5Mevcut sayaçlar okunabiliyor mu; okunamayan cihazlar nasıl raporlanıyor?
6. 6Sözleşme kapsamı, süreler, bedel kalemleri ve fesih koşulları açık mı?

Firma Değiştirmek İsterseniz

1. 1Kat malikleri kurulunda firma değişikliğini ve yeni firmayı karara bağlayın.
2. 2Mevcut sözleşmenin süresini ve fesih koşullarını inceleyin.
3. 3Geçiş tarihinde tüm sayaçların son endekslerini okutun ve yönetim adına kayıt altına alın; dönem ortasındaki geçişte bu okuma iki dönemi birbirinden ayırır.
4. 4Önceki dönemlere ait ölçüm verilerini ve paylaşım listelerini isteyin.
5. 5Yeni firmanın mevcut sayaçları okuyabildiğini, gerekiyorsa bir deneme okumasıyla doğrulayın.
6. 6Sakinleri yeni bildirim ve online erişim düzeni hakkında bilgilendirin.

ASİS Enerji Hakkında

ASİS Enerji, 2006'dan bu yana Ankara merkezli olarak faaliyet gösteren, yetkilendirilmiş ölçüm şirketidir. Marka ve model fark etmeksizin ısı sayacı, su sayacı ve ısı pay ölçer cihazlarını destekleyen yerli üretim M-Bus çeviriciler kullanır; bildirimleri VofGo Online Paylaşım platformunda yayımlar. Hizmet kapsamını ısı gider paylaşımı hizmeti, uygulama örneklerini referanslarımız ve firma bilgilerini ASİS Enerji kurumsal sayfasında inceleyebilirsiniz.